Effektivisera arbetsflödet i din content marketing. Det finns flera anledningar. Inte minst spar du tid.

Att punkta upp och visualisera det redaktionella arbetsflödet är en bra idé. Det skapar överblick och underlättar att tidplaner hålls, att inga moment glöms bort och att saker och ting görs i rätt ordning.

Flödet kan se ut på flera olika sätt, men innehåller ett antal givna moment. Se till att ha koll på dem, oavsett om du är ny som ansvarig innehållsproducent eller en slipad veteran!

I det följande tänker vi oss en lite större produktion – till exempel en tryckt tidning, löpande och planerad publicering på webben utifrån ett magasinstänk eller ett nyhetsbrev med åtminstone fyra-fem illustrerade texter.

De moment vi tar upp är:

• Redaktionell plattform
• Redaktionsmöte
• Återkoppling
• Tidsplan
• Vem gör vad?
• Briefer
• Bilder
• Texter
• Korrektur och godkännande
• Layout och original
• Korrektur och tryck
• Digital publicering

Den redaktionella plattformen

En redaktionell plattform är i korthet ett strategiskt och praktiskt verktyg som säkerställer att varje utgåva av tidningen, nyhetsbrevet eller den löpande publiceringen innehåller den typ av innehåll som ni har kommit överens om.

Rätt använd förenklar och påskyndar plattformen allt planeringsarbete och gör det lätt att tänka rätt när du funderar på vilka artiklar, intervjuer och reportage som ska vara med i nästa nummer.

Använd plattformen som en del av dagordningen och låt den vara utgångspunkt när ni planerar ert innehåll på redaktionsmötet.

Redaktionsmötet är avstampet

Redaktionsmötet ska vara kreativt men effektivt. Två metoder för att öka chanserna att så blir fallet är att använda sig av den redaktionella plattformen, samt att se till att inte vara för många på mötet.

En redaktionell plattform förenklar arbetet med att hitta bra artikeluppslag, rätt vinklar och relevanta intervjupersoner. Jobbar du på det sättet är en del av såväl idé- som planeringsarbetet gjort redan när redaktionsmötet startar – och deltagarna slipper komma till mötet med ”blanka papper”.

Att ha en grundstomme av uppslag att utgå ifrån är gynnsamt för kreativiteten när det gäller att planera fram resten av innehållet. Hur många ska vara med på mötet då? Det beror naturligtvis på många olika faktorer. I sin enklaste form är det ett möte mellan två personer: en kommunikationsansvarig, det vill säga utgivaren, och en som är ansvarig för själva produktionen, det vill säga redaktören.

Finns produkt‑, verksamhets- eller affärsområdeschefer eller motsvarande bör även de vara med. Men var inte för många. Är ni fler än sex till åtta personer kommer mötet dra ut på tiden och diskussionerna riskerar att dra iväg åt fel håll och handla om annat än själva innehållet.

Varje lös tråd kan trassla till det

När mötet är slut ska så få lösa trådar som möjligt återstå. Helst inga alls. Det kan vara frestande att vifta undan frågetecken och oklarheter och säga ”det kollar vi upp senare”, eller ”vi kan väl fundera på idéer under veckan”.

Det kan funka, såklart, men rekommendationen är att reda ut allt genast. Varje detalj som blir hängande i luften utgör en potentiell risk för trassel senare.

Tänk på att inte nöja er med en idé för varje artikel. Den kan spricka, till exempel för att tilltänkta intervjupersoner inte vill ställa upp. Försök att alltid ha minst ett alternativ som kan täcka upp för uppslag som spricker.

Med detta sagt: Vissa delar kan trots allt lämnas oplanerade till slutfasen av produktionen. Det kan exempelvis gälla ett mindre antal notiser och nyheter, om er erfarenhet är att det alltid dyker upp nya saker som behöver kommuniceras.

Återkoppla till ansvarig utgivare

Redaktören måste återkoppla efter redaktionsmötet till den som är ansvarig utgivare (här använder vi inte termen i juridisk mening, även om personen naturligtvis kan vara ansvarig utgivare även i juridisk mening).

Redaktören sammanfattar mötet och punktar upp innehållet med vinkel/syfte och kontaktpersoner, artikel för artikel. Den här återkopplingen är viktig oavsett om du använder en byrå eller producerar i huset, eftersom den tidigt undanröjer eventuella missförstånd och oklarheter.

Det är inte fel att i det här läget också göra en grov sidplanering eller åtminstone en disposition, såvida inte den redaktionella plattformen redan styr upp och gör sidplanen given. Och kanske viktigast av allt – återkopplingen måste innehålla en tidsplan.

Tidsplanen

Jobbet blir omöjligt utan en tydlig och realistisk tidsplan. När du gör tidsplanen är det en bra idé att börja från slutet, det vill säga med utgivningsdatumet, den dagen ditt innehåll publiceras online eller när din tryckta tidning når mottagarna.

Från det datumet räknar du dig metodiskt tillbaka längs de olika hållplatserna längs produktionslinjen.Så småningom kommer du till manusstoppet, det vill säga den dag då allt textmaterial och helst också alla bilder ska vara klara och godkända av alla berörda instanser.

Kom ihåg att lägga in tid för utgivaren att gå igenom allt material innan det lämnas vidare till layout eller digital publicering.

Låt intervjupersonerna läsa texterna innan utgivaren gör det. Detta är en förtroendefråga mellan skribent/redaktör och den intervjuade. Denne ska ha möjlighet att först korrigera eventuella missförstånd och inte riskera att framstå som okunnig inom sitt område inför utgivaren.

Den mellanliggande tiden, från det datum då du gör tidsplanen och fram till manusstopp, är den tid du har på dig att producera allt innehåll. Av någon anledning verkar den tiden ofta oroväckande kort, särskilt med tanke på hur behagligt avlägset utgivningsdatumet tedde sig när du började räkna på tidsplanen.

En grundläggande insikt för att lyckas att hålla tidsplanen är att det inte är din kalender som styr produktionen. Det är alla intervjupersoners kalendrar som styr. Var alltså förberedd på en intensiv sista vecka före manusstopp. Men vänta inte för den skull med att börja arbeta – sätt genast igång med att boka in dina intervjuer! I

nästa blogginlägg går vi igenom de återstående momenten.