Så får du kontroll på arbetsflödet i din content marketing – del 2

Publicerad Lämna en kommentarPublicerad i Företag

Spar på tid och krafter – effektivisera arbetsflödet i din content marketing!

Att punkta upp och visualisera det redaktionella arbetsflödet är en bra idé. Det skapar överblick och underlättar att tidplaner hålls, att inga moment glöms bort och att saker och ting görs i rätt ordning.

Flödet kan se ut på flera olika sätt, men innehåller ett antal givna moment. Se till att ha koll på dem, avsett om du är ny som ansvarig innehållsproducent eller en slipad veteran!

Vi tänker oss en lite större produktion – till exempel en tryckt tidning, löpande och planerad publicering på webben utifrån ett magasinstänk eller ett nyhetsbrev med åtminstone fyra-fem illustrerade texter. De moment vi tar upp är:

  • Redaktionell plattform.
  • Redaktionsmöte.
  • Återkoppling.
  • Tidsplan.
  • Vem gör vad?
  • Briefer.
  • Bilder.
  • Texter.
  • Korrektur och godkännande.
  • Grafisk formgivning.
  • Korrektur och tryck.
  • Digital publicering.

Det här är det andra och avslutande blogginlägget om det redaktionella arbetsflödet.

Vem gör vad?

Här rekommenderas vårt tidigare blogginlägg om redaktören roll. Av det skulle man kunna dra slutsatsen att redaktören gör allt. Så är sällan fallet. Men redaktörens helikopterperspektiv och ansvar för att strukturera och organisera arbetet är själva ryggraden i den redaktionella processen. Detta oavsett om redaktören endast är produktionsledare, själv är huvudskribent eller ett mellanting – det senare är det vanligaste.

Så skriver du en brief

Alla som bidrar till produktionen – oavsett det gäller text, foto, illustrationer, rörlig bild, animationer, korrektur eller layout och formgivning – måste briefas.

Briefer till skribenter innehåller

  • en beskrivning av uppdraget
  • önskad vinkel
  • kontaktpersoner
  • uppgifter om textlängd och manusstopp
  • skrivregler
  • var texten ska publiceras
  • publiceringsrättigheter.

För en rutinerad skribent ska detta räcka, men vid behov kan du komplettera med till exempel ytterligare bakgrund om intervjuobjektet/ämnet och ge exempel på frågor.

Fotografer behöver briefas om

  • önskade typer av motiv
  • ungefär hur många bilder det är tänkt att publiceras
  • om du har särskilda önskemål om höjdare och breddare
  • om du har särskilda önskemål om bakgrund
  • var bilderna ska publiceras
  • publiceringsrättigheter.

Till hårt mallade layouter – vilket är vanligt när det gäller omslagsbilder – kan fotobriefen behöva vara väldigt konkret. Det kan gälla att nedre tredjedelen av bilden måste vara enhetlig eftersom det ska ligga rubrikpuffar där, eller att det måste finnas luft över motivet i överdel för att ge plats åt tidningshuvudet.

Skriftliga briefer är bäst. Även om det ibland kan kännas som att du skriver skickligt yrkesfolk på näsan, så är det bättre att vara övertydlig än att ta saker för givna. De flesta uppskattar den tydligheten och du framstår som just så professionell som du ju faktiskt är.

Kom ihåg bilderna – och prioritera dem!

Det här hänger såklart ihop med fotobriefen. Det är viktigt att ha ett genomtänkt bildspråk i ditt innehåll, något som alltför ofta glöms bort eller inte prioriteras. Hur ditt bildspråk ska se ut ska definieras i den redaktionella plattformen, som utöver ett skriftligt dokument även består av en grafisk AD-skiss.

Absolut viktigast är att bilderna är relevanta och tillför något. Allra helst ska bilderna kunna stå för sig själva och – liksom för övrigt rubrikerna – förmedla något även till den som bara bläddrar eller skrollar.

Undvik opersonliga bilder inköpta eller nedladdade från en bildbank. Någon enstaka kan fungera, särskilt i notissammanhang. Och en välvald och sammanfattande genrebild är bättre än en radda porträtt på ”gubbar i slips”.

Stäm av texterna mot plattformen

Var noga med att se till att texterna uppfyller inte bara det som du har angett i brieferna, utan att de även stämmer överens med den redaktionella plattformen. Vad är till exempel sagt om fack- och specialuttryck? Förhoppningsvis har ni bestämt att de ska förklaras i den mån de alls ska vara med. Få saker skapar ett sådant avstånd till läsaren som interna begrepp och uttryck.

Fundera också kring tonaliteten och stäm av med plattformen. Är texterna skrivna i aktiv form och talar de direkt till läsaren? Finns det viktigaste eller mest intressanta med i början eller gömmer det sig mot slutet?

Sätt rubriker som lockar till läsning och skapar förväntan – men var noga med att rubriken inte lovar mer än texten håller. Tänk också på att olika kanaler ställer olika krav på rubrikerna. I tryck kopplas rubriken till bilden på ett tydligare sätt och rubrik och bild kan tala till varandra och bilda en helhet.

På webben måste rubriken vara mycket mer konkret och ska svara på läsarens fråga ”varför ska jag läsa/klicka på det här?”. Den ska kunna stå för sig själv och fungera i sökresultat och länkningar. Ska ditt material både tryckas och publiceras digitalt behövs alltså två olika rubriker.

Dessa kan eller ska korrekturläsa och godkänna

Vilka som ska godkänna en text för publicering kan vara något av en snårskog. Hänsyn kan behöva tas till både formella och informella hierarkier i en organisation.

Intervjupersoner ska alltid få läsa texten och kunna ändra sina citat för att vara bekväm med dem. De flesta människor är inte vana vid att bli intervjuade och kan vilja slipa på sina pratminus när de ser dem svart på vitt.

  • Uppgiftslämnare som stått för faktabakgrunder och andra sakuppgifter men inte är citerade eller ens namngivna ska också läsa. Många sakfel rensas bort på det sättet.
  • Arbetsledare, chefer samt kommunikatörer kan också vilja vara involverade i slutgodkännandet. Det är bra att kolla innan jobbet görs hur det förhåller sig, annars kan det bli tidsödande korrekturrundor på slutet.
  • Ibland kan texterna även behöva gå via den juridiska avdelningen i din organisation eller hos uppdragsgivaren.
  • Redaktören lägger alltid den absolut sista handen vid texterna, bland annat för att se till att grammatik och stavning är rätt.

Så lämnar du över till formgivare och digital redaktör

Gäller det en tryckt tidning ska materialet formges grafiskt, det vi kallar layout. Till detta behövs en sidplanering eller sidskiss med allt material disponerat.

Ett bra tips är att text- och bildfiler har samma namn som på sidplanen. Det underlättar för den grafiska formgivaren och sparar tid. Lämna ett så komplett material som möjligt, det vill säga med rubriker, mellanrubriker, bildtexter, textförfattare och fotograf.

Samma gäller webbpublicering och bloggar, med den skillnaden att du inte behöver göra en sidplan. Här är en publiceringskalender viktig och det verktyg som styr.

Var noggrann i korrekturet – och underskatta inte värdet av ett fysiskt provtryck

Sista kollen av en tryckt tidning görs i det så kallade provtrycket. Ett riktigt provtryck är i egentlig mening ett första exemplar som har gått igenom tryckpressen. Dessa används sällan idag, endast i de fall tryckkvalitet och färgåtergivning är av yttersta betydelse.

Istället används vanligen ett digitalt provtryck, en högupplöst utskrift av hela tidningen eller nyhetsbrevet. Det är bara i ett sådant du med egna ögon kan bedöma sådant som upplösning i fotografier och illustrationer. En lågupplöst motsvarighet kallas för plotter.

Digitala provtryck kostar några hundralappar och vår erfarenhet är att det är värt varje krona framför att endast granska och godkänna en tryck-pdf. Vi har många gånger upptäckt korrekturfel av olika slag först när vi har bläddrat i trycksaken, avvikelser varken vi eller utgivaren har sett i tryck-pdf:n. Vad detta beror på har vi inget svar på, vi kan bara konstatera av erfarenhet att ett fysiskt provtryck är den bästa slutliga kontrollstationen i produktionen.

Var lika noggrann med det digitala

Digitala publiceringar ska korrekturgranskas lika noga som tryckta, även om det alltid finns möjlighet att justera i efterhand i sådant som är publicerat online.

Och glöm för all del inte att berätta för världen att du har nytt digitalt innehåll ute! Skicka ut ett elektroniskt nyhetsbrev med puffar och korta sammanfattningar med länkar. Twittra, facebooka och instagramma!

Det gäller såklart även när den tryckta tidningen har levererats från tryckeriet. Publicera den som pdf på din webbplats – och använd dina sociala kanaler för att berätta att den finns där.